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IT-Firma will E-Mails verbieten

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IT-Firma will E-Mails verbieten

08.02.2011, 09:32 Uhr | dpa-AFX / t-online.de/business

Die Flut täglicher E-Mails kann im Job zur Plage werden. (Foto: imago)

Die wachsende E-Mail-Flut in ihren dienstlichen Postfächern zu bewältigen, kostet viele Mitarbeiter immer mehr Zeit. Ein IT-Dienstleistungsunternehmen in Frankreich will dem Problem jetzt radikal zu Leibe rücken - und die elektronische Post aus der Firma verbannen, um Zeit zu sparen.

E-Mail-Flut ist nicht mehr azeptabel

Keine E-Mails am Arbeitsplatz - das kann man sich kaum vorstellen. Bei Atos Origin soll das aber in absehbarer Zeit Wirklichkeit werden. Innerhalb von drei Jahren will die Firma all ihren Mitarbeitern das Schreiben von E-Mails abgewöhnen. "Die Masse der E-Mails, die wir im Berufsleben verschicken und erhalten, ist nicht mehr akzeptabel. Manager verbringen fünf bis 20 Stunden pro Woche damit, sie zu lesen oder zu schreiben", erklärte Atos-Chef Thierry Breton in Paris.

Firma setzt auf Soziale Netzwerke

Stattdessen sollten die heute schon verfügbaren sozialen Netzwerke künftig als "Social Business Solutions" auf Unternehmens-Belange zugeschnitten werden. Im vergangenen Jahr hätten die 78.500 Mitarbeiter des Unternehmens täglich im Schnitt 200 E-Mails erhalten; davon waren 18 Prozent so genannte Spam-Mails. Erste Ergebnisse direkterer Kommunikationswege zeigten, dass die Zahl der E-Mails um bis zu 20 Prozent verringert werden könne.

Sofortmaßnahmen für Chefs

Was Atos Origin plant, ist ein radikaler Schritt, zu dem es Alternativen gibt. Als Sofortmaßnahme zur Eindämmung der E-Mail-Flut raten Experten Chefs etwa dazu, in der Firma zu kommunizieren, dass sie nicht über jeden kleinen Vorgang per Mail in Kenntnis gesetzt werden wollen. Außerdem lassen sich viele firmeninterne Informationen besser im Intranet veröffentlichen, statt per Mail an alle Mitarbeiter versendet zu werden.

"Wer Mails sät, wird Mails ernten"

Und Mitarbeiter sollten die Regel "Wer Mails sät, wird Mails ernten" beachten, betont Günter Weick, Unternehmensberater in Sachen E-Mail-Effizienz. Wer zum Beispiel eine Mail an fünf Leute sende, werde auf jeden Fall mehrere Antworten erhalten. Die Zahl der Adressaten dementsprechend zu verringern, sei ein Schritt zur Lösung des Problems.

Feste Zeiten für E-Mail-Bearbeitung

Hilfreich ist auch eine systematische Bearbeitung der elektronischen Post: Mails sollten ein- bis zweimal am Tag zu festgelegten Zeiten abgearbeitet werden, rät Jürgen Kurz, Experte für Effizienz im Büro. Ein weiterer Tipp des Experten: Beantworten Sie Mails, die sich in weniger als fünf Minuten bearbeiten lassen, sofort - die anderen später zur festgelegten Zeit.

Bitte keine Spaß-Mails!

Zum Ärgernis können sich auch Spaß-E-Mails entwickeln - die von vielen Mitarbeitern gern an alle anderen Kollegen weitergeleitet werden. Da ist mehr Zurückhaltung sinnvoll. Dass E-Mail so kurz und präzise wie möglich formuliert sein sollten, versteht sich fast von selbst. Eine Mail, die der Empfänger dreimal lesen muss, um sie zu verstehen, ist ein lästiger Zeitfresser.

Quelle: dpa-AFX

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