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So klappt's mit der Urlaubsplanung

16.02.2011, 10:43 Uhr | FTD, Daniela Leistikow

Nur im Notfall sollten sich Chefs bei der Urlaubsplanung der Mitarbeiter einmischen. (Foto: imago)

Chefs sollten sich bei der Festlegung freier Tage weitgehend heraushalten. Im Auge behalten müssen sie das Thema dennoch. Denn es ist ein guter Seismograph für die Stimmung im Team.

Urlaub, das ist für viele die schönste Zeit des Jahres. Doch bevor der Flieger Richtung persönliches Paradies abheben kann, muss die freie Zeit mit dem Arbeitgeber abgestimmt werden. "Die Urlaubsplanung wird von vielen Führungskräften eher als Nebenschauplatz betrachtet", sagt Führungskräfte-Coach Jens Braak. "Zu diesem Thema fragen Chefs meistens danach, wie die Urlaubsplanung schnell und ohne Streitigkeiten bewältigt werden kann."

Kriterienkatalog für Mitarbeiter

Eine gute Strategie sei zum Beispiel, in der jeweiligen Abteilung einen gemeinsamen Kriterienkatalog festzulegen, an dem sich die Mitarbeiter orientieren können. Oft haben Arbeitnehmer mit Kindern in den Schulferien den Vorrang. "Aber auch wenn jemand länger keinen Urlaub hatte oder sich bei einem Projekt in der Firma besonders engagiert hat, sollte das in der Urlaubsplanung berücksichtigt werden", empfiehlt Braak. Wenn Mitarbeiter und Vorgesetzter sich auf bestimmte Kriterien einigen, klappt es auch mit der Planung besser.

Chefs halten sich meist aus der Planung raus

Oft hat der Chef mit der Urlaubsplanung nur wenig zu tun. "Meistens machen die Mitarbeiter die Urlaubsplanung unter sich aus", fasst SAP-Sprecher Günther Gaugler zusammen. "Nur im Streitfall schaltet sich der Vorgesetzte ein." Auch bei BASF ist die Urlaubsplanung zuallererst Arbeitnehmersache: Kollidieren Termine, einigen sich die Mitarbeiter in erster Linie selbst. "Mit dieser Regelung haben wir sehr gute Erfahrungen gemacht, da sie dem Mitarbeiter große Flexibilität ermöglicht und ihm eine gute private Planungsmöglichkeit bietet", sagt Ulla Spengler, Pressesprecherin bei BASF.

In den meisten Unternehmen gibt es eine Liste, in die die Mitarbeiter ihre Urlaubswünsche eintragen, so auch bei der Allianz . Der Chef macht dabei erstmal keine Vorgaben. "Der Vorgesetzte soll sich erst dann einschalten, wenn bei Mitarbeitern, die sich gegenseitig vertreten, die Abstimmung nicht funktioniert", so Renate Weber, Referatsleiterin Personal bei der Allianz.

Führungskräfte sollten sich erst spät einschalten

Die Bildung solcher Vertretungspärchen erspart dem Chef viel Arbeit. Auch Werner Schienle, Konfliktberater und Geschäftsführer der CCC Creative Comunication Consult in Stuttgart, empfiehlt Abteilungsleitern, die Verantwortung wenn möglich an die Mitarbeiter abzugeben. Erst wenn diese keine eigenverantwortliche Regelung hinbekommen, sollte sich der Chef einschalten. Zunächst könne die Führungskraft versuchen, in einer moderierenden Rolle dafür zu sorgen, dass die Entscheidungen von den Mitarbeitern getroffen werden. Erst wenn das nicht zum Erfolg führt, sollte der Chef selbst entscheiden.

Konfliktpotenzial bei Brückentagen

"Dabei soll das Signal gegeben werden, dass es um faire Regelungen geht und nicht nach dem Nasenfaktor entschieden wird", betont Schienle. Das meiste Konfliktpotenzial böten bestimmte Termine wie etwa Brückentage, die von vielen Mitarbeitern gleichzeitig gewünscht werden. Hier sollte der Chef um einen Interessensausgleich bemüht sein. "Wer dieses Jahr entgegenkommenderweise auf besonders beliebte Brückentage verzichtet, sollte dafür nächstes Jahr als Erster Zugriff darauf bekommen", rät Schienle.

Aber der Interessensausgleich muss nicht immer in Form von Urlaubstagen erfolgen. Wer verzichtet, kann dafür auch an ganz anderer Stelle einen Vorteil bekommen. "Das Prinzip ist, den Suchraum für Ausgleich auf kreative Weise zu erweitern, also zum Beispiel den demnächst freiwerdenden Parkplatz in der Firmentiefgarage zu bekommen", fasst Schienle zusammen.

Urlaubsplanung ein Seismograph für die Stimmung im Team

Kommt es trotzdem zu massiven Konflikten, liegt das Problem zumeist nicht in der Urlaubsplanung, sondern es läuft etwas anderes im Team schief. "Wie die Planung des Urlaubs abläuft, ist ein sehr guter Seismograph für die Stimmung insgesamt", so Braak. "Genau deswegen muss ich es als Führungskraft sehr ernst nehmen, wenn es hier zu Streit kommt."

"Urlaubsstreitigkeiten gibt es in laufenden Arbeitsverhältnissen selten"

"Urlaubsstreitigkeiten gibt es in laufenden Arbeitsverhältnissen selten", stellt Michael Henn fest, Präsident des Verbandes deutscher Arbeitsrechtsanwälte in Stuttgart. Das liege daran, dass Arbeitnehmer sich scheuen, mit dem Arbeitgeber vor Gericht über den Urlaub zu streiten. "Streitigkeiten über Urlaubsansprüche gibt es deshalb in der Regel nur in Zusammenhang mit der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses."

Zwei zusätzliche Urlaubstage für Einzelhandel erstritten

Die Einzelhandelskauffrau Sandra H. aus Nordrhein-Westfalen hat sich allerdings im Januar das Anrecht auf zwei zusätzliche Urlaubstage erstritten. Laut Manteltarifvertrag für den Einzelhandel stehen der 24-Jährigen bei 6 Arbeitstagen je Woche 34 Tage Urlaub im Jahr zu. Kollegen über 30 mit gleichem Arbeitspensum bekommen zwei Tage mehr. Das Landgericht Düsseldorf sah in der Klausel einen "Verstoß gegen das Verbot der Altersdiskriminierung" und entschied zugunsten der Klägerin.

Während sich Arbeitnehmer bei der Terminplanung also kompromissbereit zeigen, ist die Staffelung von Urlaubsansprüchen nach Alter ein Streitthema. Tarifverträge mit Altersstaffeln gibt es in vielen Unternehmen, zum Beispiel im Friseur- und Transportgewerbe sowie im öffentlichen Dienst.

Quelle: Financial Times Deutschland

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